Automatisierung
Weniger verpasste Termine dank automatischer Terminerinnerungen
Jeder leere Stuhl in Ihrem Wartezimmer kostet Geld. Ein Patient, der seinen Termin vergisst, eine Kundin, die eine Beratung bucht und nie erscheint – die Zeit ist verloren, der Umsatz ist verloren, und jemand anderes, der genau diesen Termin gern gehabt hätte, ging leer aus. Für Praxen, Salons, Physiotherapeuten, Zahnarztpraxen und jedes Unternehmen, das von seinem Kalender lebt, sind verpasste Termine eines der leisesten, aber teuersten Lecks im gesamten Betrieb.
Warum Menschen Termine verpassen
Die meisten verpassten Termine haben nichts mit Unhöflichkeit zu tun. Man bucht Tage oder Wochen im Voraus, der Alltag wird hektisch, und der Termin gerät schlicht in Vergessenheit. Andere würden gern verschieben, wenn es einfach wäre – aber ein Anruf während der Geschäftszeiten ist lästig, also tun sie nichts und kommen einfach nicht.
Daraus ergibt sich eine einfache Lösung: Erinnern Sie Ihre Kunden zum richtigen Zeitpunkt, über einen Kanal, den sie wirklich lesen, und machen Sie es mühelos, den Termin zu bestätigen oder zu verschieben.
So sieht ein automatischer Erinnerungsablauf aus
Eine gut aufgebaute Erinnerungsfolge läuft von allein, direkt aus Ihrem Buchungskalender heraus. Eine Bestätigung geht in dem Moment raus, in dem der Termin gebucht wird, sodass der Kunde das Datum schriftlich hat. Ein bis zwei Tage vorher kommt eine Erinnerung, die sich mit einem Fingertipp bestätigen lässt. Ein letzter Hinweis trifft wenige Stunden vor dem Termin ein, mit Adresse oder Zugangsdaten. Kann der Kunde nicht kommen, lässt sich über dieselbe Nachricht sofort umbuchen – so landet der Termin wieder in Ihrem Kalender, statt leer zu bleiben.
Weil die Nachrichten auf dem Handy des Kunden ankommen – dort, wo er ohnehin alles liest –, sind die Bestätigungsquoten deutlich höher als bei E-Mail. Unternehmen, die auf automatische Erinnerungen umstellen, verzeichnen typischerweise bis zu rund 40 % weniger verpasste Termine.
Was die meisten übersehen: Lücken wieder füllen
Erinnerungen leisten mehr, als nur Ausfälle zu verhindern. Sagt jemand ab, kann die Automatisierung den frei gewordenen Termin binnen Minuten einer Warteliste anbieten. Reagiert jemand nicht auf eine Erinnerung, kann das System ihn für einen kurzen persönlichen Anruf markieren. Ihr Kalender ist dann keine starre Liste mehr, sondern schützt aktiv Ihren Umsatz.
Kein Mehraufwand für Ihr Team
Der Sinn der Sache ist, dass sich am Empfang niemand etwas merken muss. Die Erinnerungen verschicken sich selbst, Bestätigungen aktualisieren den Kalender von allein, und Ihr Team greift nur bei Ausnahmen ein. Die Zeit am Empfang kommt wieder den Menschen zugute, die tatsächlich vor Ort sind.
Was das in Zahlen bedeutet
Wenn Ihr Unternehmen 30 Termine pro Woche vergibt und selbst nur drei davon ausfallen, sind das rund 150 verlorene Termine im Jahr. Wenn Sie das um 40 % senken, gewinnen Sie jährlich dutzende Termine zurück – ohne einen Cent für Werbung auszugeben, um neue Kunden zu gewinnen. Das Leck zu stopfen ist fast immer günstiger, als den Eimer schneller zu füllen.
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