Automatisierung
Das Wochenendproblem: Was mit Anfragen passiert, wenn Ihr Büro geschlossen ist
Es wird Freitagabend, im Büro geht das Licht aus, und Ihr Team gönnt sich endlich eine Pause. Aber Ihre Inserate machen am Wochenende nicht zu. Wer am Samstagmorgen mit einer Tasse Kaffee in der Hand Immobilien durchstöbert, weiß nicht und es ist ihm auch egal, dass Ihre Makler frei haben. Er will einfach eine Antwort. Bekommt er keine, wechselt er zur nächsten Agentur, die antwortet.
Die stille Lücke in der Woche jeder kleinen Agentur
Die meisten kleinen und mittleren Agenturen laufen im selben Rhythmus: geschäftig während der Bürozeiten, still nachts und am Wochenende. Das ist völlig normal – aber es ist auch genau dann, wenn viele ernsthafte Interessenten stöbern. Die Leute sehen sich Inserate online an, nach der Arbeit, beim Sonntagsessen oder spätabends, wenn es im Haus ruhig ist und sie endlich Zeit haben, über einen Umzug nachzudenken. Das ist die beste Zeit für Anfragen – und oft die Zeit, in der niemand das Postfach oder das Telefon im Blick hat.
Warum es hier nicht wirklich um mehr Arbeitsstunden geht
Der Reflex mag sein, dem Team zu sagen, es solle Nachrichten öfter prüfen, auch an freien Tagen. Das ist nicht tragbar, und es ist auch nicht fair, das zu verlangen. Die eigentliche Lösung sind nicht mehr menschliche Stunden – sondern dafür zu sorgen, dass in dem Moment, in dem sich ein Interessent meldet, etwas antwortet, an jedem Tag und zu jeder Stunde, damit eine heiße Anfrage nicht bis Montagmorgen liegen bleibt und sich fragt, ob jemand zuhört.
So sieht ein abgedecktes Wochenende aus
Mit der richtigen Einrichtung bekommt eine Samstagsanfrage in unter 60 Sekunden eine Antwort – sie bestätigt, dass das Inserat verfügbar ist, stellt die grundlegenden Qualifizierungsfragen und bietet Zeitfenster für eine Besichtigung an. Am Montag beginnt Ihr Team die Woche nicht damit, einen Haufen erkalteter Anfragen zu entwirren. Es startet mit einer Shortlist von Menschen, die schon warm, schon qualifiziert sind und schon einen Anruf erwarten.
Kleine Agenturen können hier mit den großen mithalten
Das ist einer der seltenen Bereiche, in denen die Größe keine Rolle spielt. Eine Agentur mit zwei Personen und der richtigen Automatisierung kann um 23 Uhr an einem Sonntag genauso schnell antworten wie ein Großunternehmen mit Callcenter. Es geht nicht um die Mitarbeiterzahl – sondern um ein System, das nie Feierabend macht.
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